Beziehungen aufbauen /24. Februar 2020/Kristie
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Eine effektive und dennoch höfliche Folge-E-Mail zu schreiben, die eine Antwort erhält, kann eine Herausforderung sein. Sie möchten eine Antwort erhalten, aber nicht als zu aufdringlich wahrgenommen werden.
Egal, ob Sie eine höfliche Folge-E-Mail schreiben, weil Sie nach einem Treffen mit jemandem auf einer Netzwerkveranstaltung, nach dem Versenden einer Rechnung oder nach dem Versenden einer E-Mail ohne Antwort nachfassen, wir geben Ihnen Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mail-Adresse zu steigern Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu erhalten.
Lassen Sie uns zunächst über die drei häufigsten Fehler sprechen, die Menschen beim Schreiben einer höflichen Folge-E-Mail machen, damit Sie wissen, was Sie beim Schreiben Ihrer nächsten E-Mail korrigieren müssen.
Dann zeigen wir Ihnen einige Beispiele dafür, was Sie tun möchten, um Ihre Follow-up-E-Mail zu verbessern, sowie eine Menge Beispiele, die Ihnen dabei helfen, Ihre eigene Nachricht anzupassen!
Fehler in höflichen Folge-E-Mails und was man stattdessen tun kann
Beim Schreiben höflicher Folge-E-Mails werden häufig drei Fehler gemacht. Lassen Sie uns über jeden dieser Fehler sprechen, damit Sie ihn vermeiden können, wenn Sie eine höfliche Folge-E-Mail schreiben, und was Sie stattdessen tun können.
Fehler Nr. 1:
Verwenden Sie „Follow-up“ in der E-Mail-Betreffzeile
Wenn Sie eine höfliche Folge-E-Mail schreiben, verwenden die meisten Menschen natürlich „Follow-up“ in der Betreffzeile. Obwohl es sich bei dieser E-Mail um eine Folge-E-Mail handelt, bietet die Betreffzeile keinen Mehrwert und wird wahrscheinlich ignoriert. Es kann auch dazu führen, dass der Leser das Gefühl hat, dass Sie ihm die Schuld geben, weil Sie nicht geantwortet haben, was dem Leser kein gutes Gefühl gibt oder kein Interesse daran hat, Ihre E-Mail zu lesen.
Schreiben Sie stattdessen eine Betreffzeile, die für das Thema oder den Zweck der E-Mail relevant ist. Fragen Sie sich dazu, worum es in der E-Mail geht oder was Sie von ihnen erwarten. Lesen Sie weiter, um Beispiele für höfliche Folge-E-Mail-Betreffzeilen zu erhalten.
Fehler Nr. 2:
Beginnen Sie damit, „nur weiterzuverfolgen“ und keinen Mehrwert zu schaffen
Ein weiterer häufiger Fehler, der beim Verfassen einer höflichen Folge-E-Mail gemacht wird, besteht darin, „einfach nachzufassen“ und eine E-Mail zu senden, die keinen Mehrwert bietet. Die Leute sind beschäftigt und haben keine Zeit, eine E-Mail zu lesen, deren Bedeutung sie entschlüsseln müssen oder welche Maßnahmen erforderlich sind.
Konzentrieren Sie sich stattdessen beim Verfassen Ihrer höflichen Folge-E-Mail auf die Wertschöpfung. Geben Sie ihnen beispielsweise Optionen, teilen Sie ihnen mit, wie Sie ihnen bei der Lösung ihres Problems helfen können oder was Sie für sie tun können, oder fügen Sie weitere Details oder Kontext hinzu.
Fehler Nr. 3:
Ohne Call-to-Action
Der letzte und häufigste Fehler beim Schreiben einer höflichen Folge-E-Mail besteht darin, zu vergessen, einen Call-to-Action einzufügen.
Machen Sie stattdessen beim Verfassen einer höflichen Folge-E-Mail klar, was die Person tun soll, nachdem sie Ihre E-Mail gelesen hat. Möchten Sie, dass sie antworten? Ruf dich zurück? Ein Formular ausfüllen? Seien Sie klar und konkret, damit sie wissen, was Sie von ihnen erwarten. Sie können dies tun, ohne dabei höflich zu bleiben. Lesen Sie weiter, um die höflichen Folge-E-Mail-Beispiele zu sehen und zu erfahren, wie Sie diese in Ihre Folge-E-Mails integrieren können.
Fehler Nr. 4:
Ich folge nicht schnell
Anstatt mehr als 10 Tage mit der Nachverfolgung zu warten, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Erinnerung früher, z. B. drei Tage, zu senden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger das Thema und die Anfrage immer noch frisch im Kopf hat. Wenn Sie zu lange warten, besteht die Möglichkeit, dass sie Ihren Call-to-Action und die Schritte, zu denen Sie sie aufgefordert haben, bereits vergessen haben. Wenn Sie beispielsweise ein... wärenImmobilienmaklerSie wissen, dass Zeit entscheidend ist! Warten Sie also am besten nur ein paar Tage und senden Sie eine höfliche und sanfte Erinnerung, um entweder mit einem Zeitplan oder einer Zusicherung zu antworten, dass die Aufgabe erledigt wurde.
8 Beispiele für höfliche Folge-E-Mails
Nachfolgend finden Sie acht höfliche Folge-E-Mail-Beispiele für verschiedene Szenarien sowie Tipps und Vorschläge, die Sie beim Schreiben Ihrer eigenen E-Mail verwenden können.
Szenario 1:
Nachbereitung nach einem Treffen bei einer Networking-Veranstaltung
E-Mail-Betreffzeile:
Lasst uns weiterarbeiten[zu lösendes Problem]
Hallo[Name],
Es war toll, Sie kennenzulernen[Name der Veranstaltung]! Es war wirklich interessant, davon zu hören[etwas, von dem sie sagten, dass sie damit zu kämpfen haben.]. Ich würde Ihnen gerne helfen[Problem, das Sie lösen können]also kannst du[Nutzen, den sie erreichen wollen].
Sind Sie nächste Woche zum Chatten verfügbar?
Senden Sie mir eine E-Mail zurück und lassen Sie mich wissen, wann es für Sie funktioniert.
Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören,
[Ihren Namen]
Spitze:Fügen Sie eine Einleitung ein, die ihre Erinnerung weckt. Geben Sie an, wie Sie einen Mehrwert schaffen können, indem Sie ihnen etwas anbieten, das sie wollen/brauchen, oder ein Problem lösen, das sie haben. Schließen Sie dann mit einem Call-to-Action ab und teilen Sie ihnen mit, was Sie von ihnen erwarten.
Szenario 2:
Nachbereitung nach der Vorstellung (z. B. Überweisung)
E-Mail-Betreffzeile:
Lass uns darüber reden[etwas, das ihnen am Herzen liegt]
Hallo[Name],
[Name des Überweisers]erwähnt, dass Sie suchen[ein Problem, das Sie lösen können, oder eine Dienstleistung, die Sie anbieten können]. Ich würde mich gerne darüber unterhalten[Problem, das sie lösen möchten]und wie ich Ihnen helfen kann[Vorteil, den sie erhalten möchten].
Hier sind einige[Vorteile, die Sie anderen Kunden verschafft haben, oder Beispiele Ihrer Arbeit].
[Link zu Fallstudien oder Kundenstimmen]
Haben Sie nächste Woche Zeit zum Chatten? Lassen Sie mich wissen, welcher Tag für Sie am besten passt.
Danke,
[Ihren Namen]
Spitze:Wenn Sie in diesem Szenario weitermachen, teilen Sie ihnen unbedingt mit, wer Sie an sie verwiesen hat und was Sie für sie tun können. Konzentrieren Sie sich auf den Mehrwert, den Sie hinzufügen können, und auf die Steigerung der Glaubwürdigkeit, beispielsweise durch Ihre Social-Media-Konten oder Ihr Website-Portfolio. Stellen Sie sicher, dass Sie abschließend einen Call-to-Action für die nächsten Schritte einfügen.
Szenario 3:
Nachbereitung nach einem Meeting oder Anruf, um die nächsten Schritte bei der gemeinsamen Geschäftsabwicklung einzuleiten
E-Mail-Betreffzeile:
Nächste Schritte für[Projekt, an dem Sie arbeiten]
Hallo[Name],
Es war toll, Sie neulich kennenzulernen und darüber zu plaudern[etwas, von dem sie sagten, dass es ihnen am Herzen liegt]. Ich würde gerne mit der Arbeit beginnen[Projekt oder Geschäft, auf das Sie hinarbeiten]also kannst du[Nutzen, den sie wollen].
Ich habe ein Formular beigefügt, das Sie mit Ihren grundlegenden Informationen ausfüllen müssen, damit wir loslegen können. Der nächste Schritt besteht darin[Ein Satz über die nächsten Schritte.]
Bitte füllen Sie dieses aus und senden Sie es so schnell wie möglich zurück, damit wir mit dem nächsten Schritt fortfahren können.
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen,
[Ihren Namen]
Spitze:Fügen Sie etwas Persönliches hinzu und geben Sie ihnen einen Kontext darüber, wer Sie sind. Menschen sind oft so beschäftigt, dass es nicht ausreicht, nur Ihren Namen in ihrem Posteingang zu sehen, um sie daran zu erinnern, wer Sie sind. Konzentrieren Sie sich darauf, einen Mehrwert zu schaffen, indem Sie ein Problem wiederholen, das Sie für sie lösen können, oder einen Nutzen/ein Ziel, bei dessen Erreichung Sie ihnen helfen können. Schließen Sie mit einem Call-to-Action ab, in dem Sie ihnen sagen, was Sie von ihnen erwarten und warum dies wichtig ist.
Szenario 4:
Nachverfolgen, nachdem Sie etwas gesendet haben, das Maßnahmen erfordert, und auf eine Rückmeldung warten
E-Mail-Betreffzeile:
Formular für[Projekt, an dem Sie arbeiten]
Hallo[Name],
Ich hoffe, Sie haben eine tolle Woche!
Hatten Sie Gelegenheit, sich das Formular anzusehen, das ich Ihnen letzte Woche geschickt habe?
Haben Sie Fragen dazu?
Lassen Sie mich wissen, wenn ich Ihnen ein weiteres Exemplar zusenden soll, Sie mehr Zeit benötigen oder Fragen haben.
Danke,
[Ihren Namen]
Spitze:Halten Sie die Folge-E-Mail kurz. Fragen Sie, ob sie die Sache, die Sie ihnen geschickt haben, durchgesehen haben und ob sie Fragen haben, um zu bestätigen, dass sie die Sache erhalten haben und verstehen, was benötigt wird. Fügen Sie abschließend einen Call-to-Action hinzu, in dem Sie darlegen, was Sie von ihnen erwarten.
Szenario 5:
Ich melde mich nach dem Senden einer Rechnung und habe keine Zahlung erhalten
E-Mail-Betreffzeile:
Überfällige Rechnung für[Name des Projekts]
Hallo[Name],
Ich hoffe dir geht es gut.
Hatten Sie Gelegenheit, einen Blick auf die Rechnung zu werfen, die ich Ihnen geschickt habe?[Datum, an dem Sie die Rechnung senden]? Ich weiß, dass diese Saison für Sie arbeitsreich ist.
Lassen Sie es mich wissen, wenn ich es erneut senden muss oder wenn Sie Fragen zu den Werbebuchungen haben.
Danke,
[Ihren Namen]
Spitze:Seien Sie kurz, aber direkt. Stellen Sie eine Frage, anstatt darauf hinzuweisen, dass Sie die Zahlung offensichtlich nicht erhalten haben, indem Sie beispielsweise um eine Bestätigung bitten, ob die Zahlung eingegangen ist und ob Fragen dazu bestehen. Schließen Sie mit einem Call-to-Action ab, in dem Sie ihnen sagen, was Sie von ihnen erwarten.
Szenario 6:
Nachverfolgung nach dem Absenden eines Kostenvoranschlags/Angebots
E-Mail-Betreffzeile:
Zitat für[Projektname]
Hallo[Name],
Ich hoffe dir geht es gut.
Hatten Sie Gelegenheit, sich das Angebot anzusehen, das ich Ihnen geschickt habe?[Datum, an dem Sie das Angebot senden]für[Projekt, an dem Sie arbeiten]? Würde gerne damit anfangen[Projekt oder Dienstleistung, die Sie anbieten]also kannst du[Nutzen, den sie wollen].
Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen zum Angebot haben.
Danke,
[Ihren Namen]
Spitze:Fassen Sie sich kurz und stellen Sie eine Frage, anstatt zu sagen, dass Sie nur der Rechnung nachgehen. Erinnern Sie sie an den Mehrwert, den Sie hinzufügen können, oder an das Problem, das Sie lösen können, um hervorzuheben, was für sie drin ist. Schließen Sie mit einem Aufruf zum Handeln ab, indem Sie klarstellen, was als Nächstes zu tun ist.
Szenario 7:
Nachfassen, nachdem jemand gebeten wurde, etwas zu tun, und keine Antwort erfolgte
Hallo[Name],
Ich hoffe dir geht es gut.
Hatten Sie Gelegenheit dazu?[Arbeit, um die Sie sie gebeten haben]? Sobald ich es bekomme[Arbeit, um die Sie sie gebeten haben]dann kann ich[nächste Schritte und Nutzen, der ihnen am Herzen liegt].
Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder etwas benötigenweitere Einzelheiten.
Danke,
[Ihren Namen]
Spitze:Fass dich kurz. Seien Sie höflich und fragen Sie, ob sie es sich angesehen haben, anstatt Vorwürfe zu machen oder darauf hinzuweisen, dass Sie es noch nicht erhalten haben. Schaffen Sie einen Mehrwert, indem Sie ihnen bei Bedarf Kontext für die Dringlichkeit oder die Dringlichkeit der nächsten Schritte geben. Schließen Sie mit einem Call-to-Action ab, damit Ihr Gegenüber weiß, was Sie von ihm erwarten und warum es wichtig ist.
Szenario 8:
Folgeanfrage, nachdem auf die letzte E-Mail keine Antwort erfolgt ist
Hallo[Name],
Ich hoffe dir geht es gut. Ich habe nichts von Ihnen gehört[E-Mail, die Sie gesendet haben – Service, den Sie anbieten können, oder Problem, das Sie lösen können].
Waren Sie zu beschäftigt, um zurückzukommen?
Hast du einen anderen gefunden?[professionelle Dienstleistungen/Produkt]?
Ist jetzt einfach nicht der richtige Zeitpunkt?
Teilen Sie mir mit, ob Sie möchten, dass ich zu einem anderen Zeitpunkt zurückkomme, oder ob Sie einen anderen gefunden haben[Professionelle Dienste]und brauche meine Dienste nicht mehr.
Danke,
[Ihren Namen]
Spitze:Wenn Sie nachgefragt haben und noch keine Antwort erhalten haben, fassen Sie sich kurz und fragen Sie nach dem Grund. Machen Sie es ihm gleichzeitig leicht, zu antworten, indem Sie ihm Optionen anbieten. Schließen Sie mit einem Call-to-Action ab und teilen Sie ihnen mit, was Sie von ihnen erwarten.
Zusammenfassung
Hoffentlich finden Sie diese höflichen Folge-E-Mail-Beispiele hilfreich, wenn Sie Ihre eigenen Folge-E-Mails schreiben. Wenn Sie eine höfliche Folge-E-Mail verfassen, sollten Sie vor allem darauf achten, sich kurz zu fassen, sich auf den Mehrwert zu konzentrieren und einen Call-to-Action einzuschließen. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Zeitverschwendung durch das Versenden von Nachfassnachrichten vermeiden, die keine Antworten erhalten, und stattdessen Antworten erhalten!
Schnelle Tipps
- Weitere Tipps zum Verfassen von Folge-E-Mails finden Sie in unserem anderen BeitragSo schreiben Sie eine herzliche Folge-E-Mail [Beispiele enthalten].
- Wenn es Ihnen schwerfällt, den Überblick über Ihre Follow-ups zu behalten, ist es eine gute Idee, die Verwendung von a in Betracht zu ziehenCRM für kleine Unternehmen. Wenn Sie einen Mac verwenden, schauen Sie sich das anDaylite.
- Wir empfehlen auch, sich ein Tool wie zMailChimpDamit Sie Ihre E-Mail-Öffnungs- und Klickraten verfolgen können, um zu sehen, wie es Ihnen geht!
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Über den Autor:
Kristie Holdenist ein Online-Marketing-Berater. Sie hilft Startups, mehr Leads zu gewinnen, indem sie ihre Botschaft klarstellt und eine Marketingstrategie entwickelt, um ihren idealen Kunden zu gewinnen und zu konvertieren. Verbinde dich mit ihrInstagram.